2018年 3月 の投稿一覧

【幹事必見】コピペで使えるメール文例集

幹事の仕事の中でも避けては通れないのが、案内やリマインダーなどのメール文章の作成です。

文章を考えるだけでも一苦労、メールが不慣れな若手ビジネスマンなどは一通作成するだけで数十分かけしまうことも。
こうした社内イベントは年中ありますから、積もり積もると多くの時間を浪費してしまいます。

社内向けの事務連絡は、最低限の形式を守りつつ、簡潔に、そしてこまめに行うことが重要です。

今回は、忘年会を想定したメール例文集です。歓送迎会、新年会など使いまわしがきき、かつコピペですぐに使えるテンプレート型の例文を掲載しました。

是非ご活用いただければと思います。

>>幹事の挨拶/司会進行の例文集 

【案内/出欠確認メール】

件名に締切日を書いておきましょう。
一昔前まではメールの返信にて出欠確認をすることが普通でしたが、最近では「調整さん」などの日程調整ツールを使うケースも増えてきました。

件名:【〆切:○/○】忘年会のご案内

各位

お疲れ様です。

今年も忘年会の季節がやってまいりました。
みなさま奮ってご参加ください。

==================
1. 日時:◯月◯日(◯曜日) 19時~

2. 場所:◯◯(店名)
URL:https://xxxx.xxxx.xx

3. 会費 0,000円

4. 出欠のご回答はこちらから
URL:https://xxxx.xxxx.xx
==================

なお、出欠は○/○(◯曜日)までにいただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い致します。

あくまで社内向けの案内メールですので、季節の挨拶など遠回しな表現は不要です。簡潔に、出欠登録などのアクションや〆切日がわかりやすい文体を意識しましょう。

【出欠確認の催促メール】

一度メールで案内をしただけで、参加者全員の出欠が揃うことはまれです。
出欠の回答を促すメールでは、多忙な相手を気遣っている様子をだしつつも、やはりここでもシンプルな文体を心がけましょう。

件名:【〆切:○/○】忘年会の出欠確認

お疲れ様です。

ご多忙のところ申し訳ありません。
先日ご案内しました忘年会の出欠につきまして再度ご連絡でございます。

==================
1. 日時:◯月◯日(◯曜日) 19時~

2. 場所:◯◯(店名)
URL:https://xxxx.xxxx.xx

3. 会費 0,000円

4. 出欠のご回答はこちらから
URL:https://xxxx.xxxx.xx
==================

恐れ入りますが、明日(○/○)までに出欠をお知らせください。
よろしくお願い致します。

メーリングリストなどに投げるよりは未回答者宛に個人送信しましょう。
少し手間が増えますが、経験上では倍以上に回答率を高めることができます。

【リマインダーメール】

予定が変わってしまってキャンセルしたい参加者がいないか、最終確認を取ることがメインの目的となるメールです。
予約したお店でキャンセル料が発生してしまう2~3日前を目安に送信するといいでしょう。

各位

お疲れ様です。

先日ご案内しました忘年会の開催日が近づいてまいりましたので、参加者の方々に改めてご連絡しております。

==================
1. 日時:◯月◯日(◯曜日) 19時~

2. 場所:◯◯(店名)
URL:https://xxxx.xxxx.xx

3. 会費 0,000円
==================

万が一ご都合が悪くなってしまった場合は、お手数ですが本日中にご連絡ください。
※明日以降のキャンセルは会費が発生してしまいます。

以上、何卒よろしくお願い致します。

「====」内はテンプレとして使い回して利用できますが、リマインダーの段階では出欠確認表は外しておいてもいいでしょう。

【当日の案内メール】

当日の引率も幹事の重要な役目です。事前の集合場所と時間を明記することを忘れずに。

各位

お疲れ様です。

予定通り、本日19時より忘年会を開催します。
引率と一緒に会場に向かう方は、18時45分に受付前に集合してください。

==================
1. 日時:◯月◯日(◯曜日) 19時~

2. 場所:◯◯(店名)
URL:https://xxxx.xxxx.xx

3. 会費 0,000円
==================

緊急連絡先は(090-xxxx-xxxx)までご連絡ください。
本日は何卒よろしくお願い致します。

道に迷った場合などの緊急連絡先として、自分の携帯番号を伝えておくと親切です。

【翌日のお礼メール】

お礼のメールは会の翌日、すぐに送りましょう。定形的な文章であっても構いませんので、スピードを何より重視することです。

各位

昨日はお忙しい中、忘年会に参加いただき、ありがとうございました。

行き届かない点もあったかと思いますが、
みなさまのご協力で無事に終える事ができました。

集合写真など昨日撮影した分はこちらにて保存しております。
URL:https://xxxx.xxxx.xx

メールにて恐縮ですが、取り急ぎお礼を申し上げます。
ありがとうございました。

会計で奢ってもらったり、多めに支払ってくれた先輩社員や上司には、必ず個人的にお礼の言葉を伝えましょう。直接会うのが難しければメールでも構いません。こちらも朝一で出すことが重要です。

【あるある】幹事のお悩みとメリット

幹事を任される人は、誰しも同じ悩みを抱えています。程度の差はあれど、初めて幹事を任される若手社会人でも、数々の接待経験を積んだベテラン営業マンでも悩みの本質は変わりません。

本記事では、事前の苦労に備えるため、ともすればデメリットとも捉えられがちな幹事のお悩みを共有します。そして、幹事経験によって得られるリターンについてもお伝えし、各々が天秤にかけて引き受けるかどうか判断する材料を提供したいと思います。

>>【徹底比較】幹事向け便利アプリ9選

幹事のお悩みあるある

1.自分に人望が無い

会に人が集まらない
事務連絡に返信がもらえない
当日盛り上がらない、グダグダする

2.仕事と責任を押し付けられる

事前の準備で残業が増える
予算オーバー時、自腹を切るリスクと隣り合わせ
参加者の粗相でも幹事の失敗にカウント

3.損な役回りまで押し付けられる

自分自身が飲み会を楽しめない
連絡がうざいなど嫌われてしまう
当日キャンセルやトラブルの後処理

それでも幹事を引き受けるべきメリット

1.自己ブランドを確立するチャンス

周囲からの見えない信頼が積み重なる
会を重ねる毎に集客力が向上する
普段よりも幅広いメンバーに自己アピールできる

2.ビジネス的な能力の向上

ゼロベースで企画/立案をするコンセプトメイキング能力
不確実な状況下で計画を実行に移すオペレーション遂行能力
1つの目的の下に参加者をまとめるリーダーシップ

3.幹事だからこそ得られる特権

自然な形で場の中心的存在となり、会話に入りやすくなる
会場やメンバーの選定をコントロールする裁量が手に入る
情報を共有し、役割を分担し合える仲間ができる

 

大なり小なり誰しも一度は幹事を経験するように、幹事を引き受けるのに特別な能力は必要ありません。幹事という役割は過小評価され、果ては面倒臭いものとして押し付け合いの対象になっています。

しかし、ブランドと言うものは一日で築くことができないもの。幹事で得られるメリットも同じく、継続的に仕事を拾い、努力を続けられる人だけが得られる特別なものです。

幹事という仕事を通して、自分が求めるものが得られるのかどうか、記事が参考になれば幸いです。

【完全版】できる幹事の仕事マニュアル

新社会人となって初めて幹事を任された時、幹事をチャンスとして活かそうと考えている時、歓送迎会で久々に幹事を任された時など、幹事のやり方や進行について不安や疑問を抱くシーンは経験ありませんか?

一方で、幹事の仕事にはセオリーがあります。幹事とは、セオリーに忠実にこなすことで成果と信頼の獲得につながる不確実性が少なく、コストパフォーマンスの高い役割であることはあまり知られていません。
今回はできる幹事の仕事内容を、網羅的かつシンプルにマニュアル化してみました。

>>【徹底比較】幹事向け便利アプリ9選

飲み会の企画

コンセプトメイキング

①会の目的は事前に明確に(歓送迎会?祝勝会?忘年会?)
②主役とキーマンの検討をつけよう
③上司や先輩を巻き込んでチェックしてもらおう

詳細の決定

①一人あたりの会費を
②宴会のエリアは会社から歩いて行ける場所で
③タイムスケジュールを想定しておく

集客と日程調整

参加者への呼びかけ

①候補日程を複数リストアップ
②参加者募集のメール/挨拶の文面を作成
③連絡手段を選択(メール、LINE、社内チャットツール)

会の日程を決定

①反応が遅い人にはこまめに催促
②候補日程と参加者数を集計
③日程を決定し、参加者に周知

当日までの下準備

お店探しと予約

①早め早めに前倒しで動き出すこと
②ネットの情報を鵜呑みにしない。先輩や仲間からの情報も参考に
③「リクエスト予約」に注意。電話でフォロー

買い出し
①積極的に役割分担や協力を仰ごう
②事前の周辺リサーチを忘れずに

当日の運営

お店までの集合

①リマインダーを忘れずに
②開始時間から逆算して会社を出発させよう
③座席の指定はやり過ぎず雰囲気に任せて(喫煙者、上座下座など)

飲み会の仕切り

①役割はきちんと分担
②乾杯&締めの挨拶は事前に
③2次会への誘導時間を意識しよう

スマートな会計/精算

①事前の集金がベター
②集金漏れに注意

翌日の幹事業務

アフターフォロー

①メール/チャットで参加者に御礼を
②写真・動画の共有タイミングは翌朝がベスト
③飛入り参加者の会費徴収

 

注意事項

①絶対に就業時間に遅刻しないこと
②奢って貰った時は個別に直接挨拶すること

 

 

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