【幹事必見】コピペで使えるメール文例集

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幹事の仕事の中でも避けては通れないのが、案内やリマインダーなどのメール文章の作成です。

文章を考えるだけでも一苦労、メールが不慣れな若手ビジネスマンなどは一通作成するだけで数十分かけしまうことも。
こうした社内イベントは年中ありますから、積もり積もると多くの時間を浪費してしまいます。

社内向けの事務連絡は、最低限の形式を守りつつ、簡潔に、そしてこまめに行うことが重要です。

今回は、忘年会を想定したメール例文集です。歓送迎会、新年会など使いまわしがきき、かつコピペですぐに使えるテンプレート型の例文を掲載しました。

是非ご活用いただければと思います。

>>幹事の挨拶/司会進行の例文集 

【案内/出欠確認メール】

件名に締切日を書いておきましょう。
一昔前まではメールの返信にて出欠確認をすることが普通でしたが、最近では「調整さん」などの日程調整ツールを使うケースも増えてきました。

件名:【〆切:○/○】忘年会のご案内

各位

お疲れ様です。

今年も忘年会の季節がやってまいりました。
みなさま奮ってご参加ください。

==================
1. 日時:◯月◯日(◯曜日) 19時~

2. 場所:◯◯(店名)
URL:https://xxxx.xxxx.xx

3. 会費 0,000円

4. 出欠のご回答はこちらから
URL:https://xxxx.xxxx.xx
==================

なお、出欠は○/○(◯曜日)までにいただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い致します。

あくまで社内向けの案内メールですので、季節の挨拶など遠回しな表現は不要です。簡潔に、出欠登録などのアクションや〆切日がわかりやすい文体を意識しましょう。

【出欠確認の催促メール】

一度メールで案内をしただけで、参加者全員の出欠が揃うことはまれです。
出欠の回答を促すメールでは、多忙な相手を気遣っている様子をだしつつも、やはりここでもシンプルな文体を心がけましょう。

件名:【〆切:○/○】忘年会の出欠確認

お疲れ様です。

ご多忙のところ申し訳ありません。
先日ご案内しました忘年会の出欠につきまして再度ご連絡でございます。

==================
1. 日時:◯月◯日(◯曜日) 19時~

2. 場所:◯◯(店名)
URL:https://xxxx.xxxx.xx

3. 会費 0,000円

4. 出欠のご回答はこちらから
URL:https://xxxx.xxxx.xx
==================

恐れ入りますが、明日(○/○)までに出欠をお知らせください。
よろしくお願い致します。

メーリングリストなどに投げるよりは未回答者宛に個人送信しましょう。
少し手間が増えますが、経験上では倍以上に回答率を高めることができます。

【リマインダーメール】

予定が変わってしまってキャンセルしたい参加者がいないか、最終確認を取ることがメインの目的となるメールです。
予約したお店でキャンセル料が発生してしまう2~3日前を目安に送信するといいでしょう。

各位

お疲れ様です。

先日ご案内しました忘年会の開催日が近づいてまいりましたので、参加者の方々に改めてご連絡しております。

==================
1. 日時:◯月◯日(◯曜日) 19時~

2. 場所:◯◯(店名)
URL:https://xxxx.xxxx.xx

3. 会費 0,000円
==================

万が一ご都合が悪くなってしまった場合は、お手数ですが本日中にご連絡ください。
※明日以降のキャンセルは会費が発生してしまいます。

以上、何卒よろしくお願い致します。

「====」内はテンプレとして使い回して利用できますが、リマインダーの段階では出欠確認表は外しておいてもいいでしょう。

【当日の案内メール】

当日の引率も幹事の重要な役目です。事前の集合場所と時間を明記することを忘れずに。

各位

お疲れ様です。

予定通り、本日19時より忘年会を開催します。
引率と一緒に会場に向かう方は、18時45分に受付前に集合してください。

==================
1. 日時:◯月◯日(◯曜日) 19時~

2. 場所:◯◯(店名)
URL:https://xxxx.xxxx.xx

3. 会費 0,000円
==================

緊急連絡先は(090-xxxx-xxxx)までご連絡ください。
本日は何卒よろしくお願い致します。

道に迷った場合などの緊急連絡先として、自分の携帯番号を伝えておくと親切です。

【翌日のお礼メール】

お礼のメールは会の翌日、すぐに送りましょう。定形的な文章であっても構いませんので、スピードを何より重視することです。

各位

昨日はお忙しい中、忘年会に参加いただき、ありがとうございました。

行き届かない点もあったかと思いますが、
みなさまのご協力で無事に終える事ができました。

集合写真など昨日撮影した分はこちらにて保存しております。
URL:https://xxxx.xxxx.xx

メールにて恐縮ですが、取り急ぎお礼を申し上げます。
ありがとうございました。

会計で奢ってもらったり、多めに支払ってくれた先輩社員や上司には、必ず個人的にお礼の言葉を伝えましょう。直接会うのが難しければメールでも構いません。こちらも朝一で出すことが重要です。

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