【完全版】できる幹事の仕事マニュアル

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新社会人となって初めて幹事を任された時、幹事をチャンスとして活かそうと考えている時、歓送迎会で久々に幹事を任された時など、幹事のやり方や進行について不安や疑問を抱くシーンは経験ありませんか?

一方で、幹事の仕事にはセオリーがあります。幹事とは、セオリーに忠実にこなすことで成果と信頼の獲得につながる不確実性が少なく、コストパフォーマンスの高い役割であることはあまり知られていません。
今回はできる幹事の仕事内容を、網羅的かつシンプルにマニュアル化してみました。

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飲み会の企画

コンセプトメイキング

①会の目的は事前に明確に(歓送迎会?祝勝会?忘年会?)
②主役とキーマンの検討をつけよう
③上司や先輩を巻き込んでチェックしてもらおう

詳細の決定

①一人あたりの会費を
②宴会のエリアは会社から歩いて行ける場所で
③タイムスケジュールを想定しておく

集客と日程調整

参加者への呼びかけ

①候補日程を複数リストアップ
②参加者募集のメール/挨拶の文面を作成
③連絡手段を選択(メール、LINE、社内チャットツール)

会の日程を決定

①反応が遅い人にはこまめに催促
②候補日程と参加者数を集計
③日程を決定し、参加者に周知

当日までの下準備

お店探しと予約

①早め早めに前倒しで動き出すこと
②ネットの情報を鵜呑みにしない。先輩や仲間からの情報も参考に
③「リクエスト予約」に注意。電話でフォロー

買い出し
①積極的に役割分担や協力を仰ごう
②事前の周辺リサーチを忘れずに

当日の運営

お店までの集合

①リマインダーを忘れずに
②開始時間から逆算して会社を出発させよう
③座席の指定はやり過ぎず雰囲気に任せて(喫煙者、上座下座など)

飲み会の仕切り

①役割はきちんと分担
②乾杯&締めの挨拶は事前に
③2次会への誘導時間を意識しよう

スマートな会計/精算

①事前の集金がベター
②集金漏れに注意

翌日の幹事業務

アフターフォロー

①メール/チャットで参加者に御礼を
②写真・動画の共有タイミングは翌朝がベスト
③飛入り参加者の会費徴収

 

注意事項

①絶対に就業時間に遅刻しないこと
②奢って貰った時は個別に直接挨拶すること

 

 

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